Elementen van een communicatieplan

Een communicatieplan kan inzicht bieden in de situatie en beschrijft onder andere de doelgroep, doelen, strategie, boodschap en de te gebruiken publiciteitsmiddelen. De volgende elementen behoren tot een communicatieplan:

Beschrijving van de situatie

Allereerst beschrijf je de aanleiding. Geef de huidige (eigen positie, positie organisatie, de omgeving)- en de gewenste situatie weer. Beschrijf wat er al aan communicatie is gedaan en welke communicatiebehoefte verbeterd moet worden. Denk bij de communicatiebehoefte aan de volgende drie aspecten: relationeel aspect (de relatie), communicatief aspect (hoe de communicatie nu is georganiseerd en het gedragsaspect (tot welke gedrag heeft de ingezette communicatie geleid).

Beschrijving van de doelgroep(en)

Onderzoek welke groepen mensen bereikt moeten worden met de communicatiedoelstellingen (zie volgende element). Beschrijf deze doelgroep uitvoerig door het noemen van specifieke kenmerken. Denk aan het kennisniveau, de leeftijd, de informatiebehoefte en de houding. Wanneer er sprake is van meerdere doelgroepen is het belangrijk om duidelijk te maken bij welke doelgroep de prioriteit ligt

De communicatiedoelstelling

Communicatiedoelen worden gemaakt op het niveau van kennis (weten door te informeren), houding (vinden door beïnvloeden van gedrag) en gedrag (vinden en zich ernaar gedragen) van de doelgroep en worden altijd SMART opgesteld:

S: specifiek

M: meetbaar

A: acceptabel

R: realistisch

T: tijdsgeboden

De boodschap

Formuleer een krachtige kernboodschap die blijft hangen. Belangrijk is dat uw boodschap onderscheidend is. Sluit aan op de belevingswereld van uw doelgroep en maak gebruik van begrijpelijke woorden. Een leuk voorbeeld is hier te vinden.

Communicatiestrategie

Beschrijf hoe de communicatiedoelstellingen bereikt worden. Dit kan bijvoorbeeld door juist actief of juist passief de doelgroep te banderen, of door nadruk te leggen op mondelinge communicatie. De volgende vier vragen worden altijd beantwoordt bij het maken van de communicatiestrategie:

1. Met wie wilt u communiceren (doelgroep)?
2. Wat gaat u communiceren (boodschap)?
3. Hoe wilt u communiceren (middelen)?
4. Wanneer gaat u communiceren (planning)?

Het plan van aanpak

In het plan van aanpak wordt concreet beschreven welke communicatiemiddelen u wanneer inzet. Voorbeelden van communicatiemiddelen zijn te vinden onder het kopje ‘communicatiemiddelen’. Van belang is een mix tussen mondelinge, schriftelijke, audiovisuele en digitale middelen. In een communicatiematrix kunt u makkelijk vermelden welke middelen worden ingezet, met welk doel, op welke doelgroep een middel gericht is, wie hiervoor verantwoordelijk is en wat de kosten zijn.

De kosten

Leg hier het budget vast voor de uitvoering van het communicatieplan. Beschrijft wat de inzet van een specifiek communicatiemiddel kost en wie dit financiert.

Evalueren en eventueel bijstellen

Leg vast wanneer er wordt geëvalueerd. Tussentijds evalueren kan helpen bij het nog tijdig bijsturen van het communicatieplan. Noodzakelijk is om te evalueren na de afronding van het communicatietraject. Kijk binnen de evaluatie of de geformuleerde doelstellingen behaald zijn en hoe het proces is verlopen. Ga ook na of de communicatiemiddelen efficiënt en effectief zijn ingezet. Maak tot slot een kosten/batenanalyse. Deze aspecten kunnen helpen bij het opstellen van een volgend communicatieplan.