Contacten met de media

Veel onderwerpen waar vrijwilligersorganisaties mee te maken hebben, kunnen in aanmerking komen voor de pers. Hieronder volgt aantal richtlijnen over vrijwilligersorganisaties en de media.

Free publicity

Je geneert publiciteit wanneer je zelf de pers benadert. Een journalist kan ook op eigen initiatief aankloppen bij uw organisatie. De tweede optie brengt met zich mee dat u al in een vroeg stadium voorbereid moet zijn op perscontact. Denk dan vooral a over hoe uw activiteit wil laten overkomen in de pers.Laat u nooit overvallen door een journalist die direct antwoord wil hebben op zijn/haar vragen. Vraag of de journalist of dat u op een later tijdstip terug kan bellen, zodat u zich goed kan voorbereiden. Bedenk in de voorbereiding niet alleen waar de journalist op zoek is, maar ook wat de pers aan u te bieden heeft.

Spreek altijd vanuit de organisatie als rol van de voorlichter. Denk altijd na dat u de organisatie vertegenwoordigt, spreek dan altijd van ‘ wij’ ni plaats van ‘ ik’. 

Journalistieke vrijheid

Wanneer u contact met de pers heeft is dit een zaak tussen twee partijen die verschillende belangen hebben. De journalistiek trekt hierbij altijd aan het langste eind. De laatste versie van een stuk wordt altijd door de journalist bepaald, ongeacht de afspraken die zijn gemaakt. Dit is het recht dat de journalist heeft. De geïnterviewde mag de journalist geen plicht opleggen.

Als u achteraf toch feitelijke onjuistheden vindt in het artikel op basis van het interview is daar niks meer aan te doen, zolang deze zaken niet overduidelijk schade berokkenen. Het is handig om zelf na te gaan waar die onjuistheid in kan zitten.

Persberichten

De meest gebruikte vorm van contact met de pers is door middel van een persbericht. Het is vaak bedoelt om journalisten over te halen om aandacht te besteden aan iets waar jij mee bezig bent. Denk aan een activiteit of een workshop. Hoe schrijf je zo’ n persbericht? Hieronder is beschreven waar een persbericht uit bestaat en waar je op moet letten.

Zakelijke gegevens: maak duidelijk dat het om een persbericht gaat in de kop. De herkenbaarheid kan je vergroten door een vaste lay-out toe te passen voor je persberichten.

Indeling: de lengte van een persbericht moet maximaal anderhalf a4’ tje zijn, het liefst één a4. De meeste journalisten vinden persberichten lang en tevens kan dit de lezer afschrikken.

Inhoudelijke voorbereiding: van te voren is het belangrijk je te verdiepen in wat je wilt overdragen aan de lezer. Bedenk wat het werkelijke nieuws is en verzamel feiten.

Kop: begin altijd met de kop zelf, nooit met ‘ geachte redactie’. 

Aanhef: de eerste alinea waarmee het persbericht wordt geopend is het belangrijkste onderdeel. Dit onderdeel moet een samenvatting bevatten. Het moet de lezer prikkelen om de rest van het persbericht te gaan lezen.

Rest van de inhoud: schrijf het bericht zo dat de media het zonder aanpassingen kan overnemen. Dit scheelt tijd. Let bij het schrijven van de inhoud op objectiviteit. Blijf bij feiten en gebruik geen verkooppraatjes. Wat betreft taal en stijl: schrijf in de derde persoon en spreek de lezer niet aan met ‘ u’ . Formuleer korte, heldere en zakelijke zinnen en vermijd lastige of vreemde woorden. Laat voor verzending het persberichten nakijken door iemand anders.

Noot voor de redactie: in de noot is het mogelijk de lezer te laten weten wie men kan bereiken als het gaat om dit persbericht. Tevens kan verwezen worden naar een website die relatie heeft met het persbericht.

Verzending: stuur het persbericht nooit naar de hoofdredactie.

U kunt bij de VCD terecht voor adressen waar het persbericht naar toe verstuurd kan worden.

Contact vasthouden: wanneer je regelmatig persberichten verstuurt is het belangrijk om met de journalisten een goede band op te bouwen. Ben betrouwbaar en verstrek de juiste informatie.

Interviews

Veel onderwerpen waar vrijwilligersorganisaties zich mee bezighouden, lenen zich voor publicatie in de pers. Organisaties worden dan ook steeds vaker geconfronteerd met de media. Daarom hieronder wat richtlijnen en tips.

Free publicity

De pers op eigen initiatief benaderen is publiciteit genereren. Dat kan bijvoorbeeld als u iets nieuws te vertellen heeft. Uiteraard kan een journalist zich ook uit eigen beweging melden. Dat betekent dat u al in een vroeg stadium voorbereid moet zijn op eventueel perscontact en bedenken hoe u uw activiteit in de pers wil laten overkomen.

Mocht u geïnterviewd worden, vraag dan altijd inzage vóór publicatie.

Voorbereiding

Een goede voorbereiding is het halve werk. Laat u dan ook niet overvallen door een journalist die direct antwoord wil hebben. Vraag of de journalist op een later tijdstip terug kan bellen of teruggebeld kan worden, zodat u zich kunt voorbereiden. Laat u niet verleiden tot het doen van ondoordachte uitspraken, zeker als het over een heikel onderwerp gaat. Probeer vooraf te achterhalen waar de vragen over gaan. Zorg dat u de pers wat te bieden heeft. Bedenk niet alleen wat u zelf kwijt wilt, maar bedenk vooral waar de journalist naar op zoek is. Wees bedacht op de invalshoek van een artikel. Hiervoor moet u op de hoogte zijn van nieuws van andere organisaties en politiek, en de reacties daarop. Wees ook bedacht op de samenvattende vragen van een journalist. Daar brengt hij of zij soms een nuance in aan. En voor u het weet heeft u iets bevestigd wat wel lijkt op wat u heeft gezegd, maar wat u juist niet hebt willen zeggen. Dit alles wil niet zeggen dat u journalisten moet wantrouwen, maar juist dat u alert bent op het feit dat zij vanuit hun professionaliteit ook doelen hebben en boodschappen kwijt willen.

Journalistieke vrijheid

Contact met de pers is een zaak tussen twee partijen met eigen belangen, waarbij de journalistiek altijd aan het langste eind trekt. De laatste versie van een stuk wordt door de journalist bepaald, ongeacht de afspraken die u daarover denkt te hebben gemaakt of wijzigingen die u heeft aangegeven. Dit is het recht van de journalist. Een geïnterviewde kan de journalist nu eenmaal geen plicht opleggen.

Feitelijke onjuistheden en evaluatie

En staat er tóch een feitelijke onjuistheid in een artikel dat is verschenen op basis van een interview? Jammer, maar helaas: zolang er geen zaken in staan die overduidelijk schade berokkenen, zal er echt niet gerectificeerd worden. Voor dit artikel is het te laat. Het is echter wel zaak na te gaan waar die onjuistheid erin is geslopen. Waar heeft u in

het interview iets gezegd of laten blijken waaruit de onjuistheid is voortgekomen? Of via welke kanalen kan de journalist al voorwerk hebben gedaan waar hij of zij andere elementen uit gebruikt?

Spreek vanuit de organisatie

In contacten met de pers vervult u altijd de rol van voorlichter vanuit de organisatie. Spreek dus nooit op eigen titel, maar bedenk dat u de organisatie vertegenwoordigt. Spreek altijd van ‘wij’ en nooit van ‘ik’.