Interne communicatie

Interne communicatie is de planmatige, formele communicatie tussen alle belanghebbenden binnen een vrijwilligersorganisatie dat gericht is op het bevorderen van betrokkenheid en motivatie. Werken met vrijwilligers betekent werken met mensen die enkele uren per week aanwezig zijn. Van belang is een goede interne communicatie om alle vrijwilligers te bereiken.

Om dit te bereiken moeten om alle communicatielijnen op elkaar afgestemd zijn, zodat voor iedereen duidelijk is wat de taken/verantwoordelijkheden zijn. Ook moet in kaart worden gebracht hoe de communicatielijnen lopen en waar informatie vandaan gehaald kan worden.

Ook is het van belang om je interne doelgroepen te analyseren en op te splitsen. Het kan zijn dat je aan bijvoorbeeld het bestuur andere informatie over wilt brengen dan aan de vrijwilligers.

Om betrokkenheid van de vrijwilligers te vergroten, is inspraak over de uitvoering van het eigen werk belangrijk. Zo voelen de vrijwilligers zich verbonden met het werk. Als vrijwilligersorganisatie zijn er verschillende mogelijkheden om de betrokkenheid en de interne communicatie te vergroten:

• E-mail

Informeer je leden en vrijwilligers over de recentste ontwikkelingen. 

• Een clubblad

In een clubblad staat informatie over activiteiten, commissies en bestuur, bijzonder leden, huishoudelijke afspraken, recepten, verjaardagskalenders etc. Op deze wijze houd je je leden en vrijwilligers op de hoogte van wat er gebeurt binnen de organisatie. 

• Het internet 

Gebruik Social Media om verhalen, kennis en ervaringen te delen. Je vergroot bijvoorbeeld de betrokkenheid door het plaatsen van berichten over een nieuwe vrijwilliger of wanneer een vrijwilliger vertrekt. Zie Social Media voor meer informatie over wat het internet kan betekenen.

• Maak gebruik van drukwerk: posters, flyers, informatieborden
• Een ideeënbusje plaatsen;

De vrijwilligers kunnen hun ideeën, wensen en meningen uiten. Belangrijk is dat je hier als organisatie ook op reageert.

•  Algemene Ledenvergaderingen en commissievergaderingen
• Aanspreekpunt invoeren;

Een vrijwilligerscoördinator kan baat hebben bij organisaties waar betaalde medewerkers de leiding hebben en er veel vrijwilligers zijn. Het aanspreekpunt is dan de betaalde medewerker die verantwoordelijk is voor het welzijn van vrijwilligers.

• Vrijwilligers vertegenwoordigen in het bestuur;

Bij grote organisaties met veel vrijwilligers wordt er vaak voor een vertegenwoordiging van deze groep binnen het bestuur gekozen. Het gaat om zaken op beleidsniveau.