Projectplan in 5 stappen - stap 4

Stap 4: De aanvraag

Elke subsidie- of fondsenregeling heeft eigen criteria/regeltjes over het opstellen van een aanvraag. Meestal bestaat de aanvraag uit:

1. Het projectplan inclusief begroting en dekkingsplan

2. Het aanvraagformulier. Vaak worden de volgende gegevens gevraagd:

• (Bank)gegevens aanvragende rechtspersoon (organisatie)
• Bereikbaarheidsgegevens contactpersoon
• Samenvatting van het project waarvoor een bijdrage wordt gevraagd 
• en andere projectgegevens
• Handtekening van verantwoordelijke

3. Eventueel andere documenten waarom gevraagd wordt, zoals de statuten, jaarverslag, beleidsplan, enz.

4. Aanbiedingsbrief van de aanvragende organisatie. De aanvragende organisatie biedt daarmee officieel de aanvraag aan. Meestal wordt in die brief de titel van het project genoemd, het aangevraagde bedrag genoemd en een opsomming van de bij de aanbiedingsbrief bijgevoegde documenten (projectplan, aanvraagformulier, andere gevraagde documenten). Dit pakket samen vormt de aanvraag.

Uit de anonimiteit

Stel de aanvraag op conform de criteria in de regelgeving. Lees de regelgeving daarom heel nauwkeurig. Je kunt tussendoor eens bellen om af te stemmen. Doe dat vooral. Door persoonlijk contact met iemand van het fonds of van de subsidieregeling valt je project op en wordt zo uit de anonimiteit gehaald. Dat kan een voordeel zijn want je bent niet de enige die een aanvraag in gaat dienen. De concurrentie is groot.

Zie of je tijdens het gesprek duidelijk krijgt welke criteria als het meest zwaarwegende beschouwd worden. Doe er je voordeel mee en benadruk deze criteria in de aanvraag.

Schrijf overtuigend

Formulering is heel belangrijk:

1. Schrijf voor een publiek die niets weet over je project/de materie en die overtuigd moet worden van de haalbaarheid, de meerwaarde en het verwachte effect ervan. 

2. Benadruk het unieke (het innovatieve) van je project. 

3. Gebruik termen die de subsidiegever/het fonds zelf gebruikt. 

4. Haak in je aanvraag in op actuele maatschappelijke/politieke/e.d. ontwikkelingen.

5. Geef de lezer zoveel mogelijk argumenten waar hij/zij alleen maar ‘ja, past helemaal, wat een interessant en goed project, daar kunnen wij als fonds/subsidie goed mee voor de dag komen…daar gaan we geld aan toekennen, daar gaan we onze naam aan verbinden!’, op kan zeggen. Degene die de aanvraag beoordeelt moet namelijk op zijn/haar beurt weer verantwoording afleggen waarom jouw aanvraag goedgekeurd gaat worden en een andere aanvraag niet. Bied de argumenten hiervoor daarom alvast op een presenteerblaadje aan, dan hoeft hij/zij daar niet over na te denken en dat vergemakkelijkt de beslissing om geld beschikbaar te stellen.

Houd rekening met

A. De deadline van de aanvraag

• Sommige regelingen werken met aanvraagdeadlines. 

• Sommige regelingen werken volgens het wie het eerst komt wie het eerst maalt principe

• Sommige regelingen werken met geen van beide en kan er het hele jaar een aanvraag ingediend worden

B. Beschikbare totaalbudget

Ieder fonds/subsidie beschikt over een bepaald jaarbudget, te verdelen over alle binnenkomende aanvragen. Dit budget heeft een bodem. Check voordat je een fonds/subsidie wilt aanschrijven, eerst of er nog voldoende budget is bij het fonds/de subsidie om jouw project eventueel nog mede te kunnen financieren. Je kunt hen daarvoor gewoon bellen.

C. Start project

Vaak mag je pas met je project beginnen, na ontvangst van de voorlopige toekenningbrief of wordt alleen dat deel van de subsidiabele projectkosten vergoed die gemaakt zijn na ontvangst van de toekenningbrief. (afhankelijk van de subsidieregeling of het fonds die je aan hebt aangeschreven, kan dat tussen de 6 wkn -6 mnd zijn, na indiening van je aanvraag zijn !!!). Hoeveel tijd er ongeveer zit tussen het moment van aanvraag en moment van ontvangst van toekenning wordt door de betreffende regeling genoemd in de criteria. Lees deze dus goed en houd hier rekening mee in je projectplanning.

D. Opvoeren van kosten

Een subsidieregeling of fonds financiert geen reguliere, structurele activiteiten maar alleen projecten. Dit betekent dat alleen financiering gevraagd kan worden voor (een deel van de) kosten die direct te maken hebben met het project.

Tip: neem altijd een post ‘onvoorziene uitgaven’ op in je begroting.

Tip: schrijf meerdere fondsen/subsidies aan. Het vaak mogelijk om voor een 

project een beroep te doen op meerdere fondsen- of subsidiegelden. Dit heet 

stapeling.