Stap 5: De voorlopige beschikking (toekenningsbrief)
Het is gelukt, je hebt een brief ontvangen waarin gemeld wordt dat jouw project in aanmerking komt voor subsidie of fondsengeld. Deze brief is meestal een voorlopige beschikking, ook wel voorlopige toekenningsbrief genoemd.
De inhoud van deze brief is erg belangrijk. Hier staat in wat je moet doen om het geld op de rekening gestort te krijgen, maar ook wat je moet doen om te voorkomen dat in de toekomst jou gevraagd gaat worden het geld vervolgens weer terug te storten, waardoor je de subsidie of het fondsengeld dus weer (geheel of gedeeltelijk) kwijtraakt!
Wat staat er over het algemeen in een voorlopige beschikking?
- Informatie over het opzetten van een (financiële) administratie als basis voor een rapportage voor de verstrekker;
- Wanneer je een of meerdere tussenrapportages in moet dienen en hoe deze eruit moeten zien;
- Hoe je voorschotten aan kunt vragen;
- Wanneer je een eindverantwoording en een accountantsverklaring in moet dienen en hoe deze eruit moeten zien;
- Wanneer je het resterende subsidie- fondsenbedrag op je bankrekening tegemoet kan zien.
Voorlopig is nog niet definitief
Als een aanvraag positief wordt beoordeeld, ontvang je zoals gezegd een voorlopige beschikking. LET OP: dat betekent dat je aanspraak kunt maken op het voorlopig toegekende bedrag, mits je je gedurende de looptijd van het subsidietraject houdt aan de afspraken met de verstrekker. Gaat daarin iets verkeerd dan loop je de kans dat je een deel van het subsidie-/fondsengeld of zelfs het volledige bedrag alsnog terug moet storten.
Tip: pak de criteria en de toekenningbrief (beschikking) hiervoor nog eens bij of
overleg tijdig met de verstrekker.
Voldoen aan de afspraken met de verstrekker
Je project gaat van start en je hebt de toekenningbrief ontvangen. Gedurende het project houd je je uiteraard aan de spelregels zoals vermeld in de toekenningbrief.
Daarnaast is het belangrijk is om gedurende de gehele projectperiode te blijven checken of je project nog steeds aan de subsidie- of fondscriteria blijft voldoen.
Projecten hebben immers de neiging te veranderen in de loop der tijd ten opzichte van het oorspronkelijke projectplan. Dat is niet erg, maar blijf controleren of de betreffende verandering geen gevaar kan vormen voor het behoud van het toegekende subsidiebedrag/fondsengeld.
Bij twijfel: overleg altijd met de subsidieverstrekker of het fonds. Als je hierover maar tijdig en volledig blijft communiceren, zijn veranderingen in het project niet snel een probleem, tenzij de verandering dusdanig van aard is dat deze tegen de criteria van het fonds of de subsidieregeling indruist.
Achteraf communiceren over die projectveranderingen die van invloed kunnen zijn op de toekenning van de subsidie of het fondsengeld is niet verstandig en af te raden.
Voorschot aanvragen
Veel regelingen stellen je in de gelegenheid een voorschot aan te vragen. Let wel: als aan het eind van het subsidie- of fondsentraject blijkt dat de subsidiegever of het fonds de subsidietoekenning intrekt, omdat er iets mis is gegaan gedurende het subsidietraject, zal dat voorschot weer teruggestort moeten worden.
Wanneer kan het misgaan en moet in het ergste geval het geld teruggestort worden?
Bijvoorbeeld:
- Als de tussenrapportages niet, te laat of onvolledig ingediend worden;
- Het project dusdanig verandert dat deze niet meer voldoet aan de criteria;
- Als gedurende de projectperiode niet/te laat gecommuniceerd wordt met de subsidiegever of het fonds over veranderingen die de toekenning kan beïnvloeden.
Tussentijdse verantwoording
Zoals duidelijk zal zijn, is het belangrijk tijdig en volledig de gevraagde tussenrapportages
in te dienen.
Eindverantwoording en accountantsverklaring
Zo ook de eindverantwoording. Meestal gaat het hier om een eindrapportage en een
accountantsverklaring.
Definitieve beschikking
De definitieve beschikking is de brief waarin vermeld staat of je definitief het geld krijgt/mag houden of niet (in dat laatste geval moet je het geld geheel of gedeeltelijk terugstorten).