Behouden

Als mensen eenmaal binnengehaald zijn betekent dit niet automatisch dat deze mensen ook binnen blijven. Vroeger sloten mensen zich aan bij een vereniging en bleef men de vereniging voor de rest van het leven trouw. Tegenwoordig zijn mensen veel meer geneigd om te doen wat hun zelf leuk lijkt. Dit betekent dat ze zich het ene jaar bij die vereniging inzetten en het jaar daarop een functie vervullen bij een andere club.

Het Behouden van mensen vraagt dus ook inspanningen. Om het vrijwilligersbeleid af te stemmen op de vierde B kunt u de volgende vragen stellen:

1. Zijn het werk en de organisatie nog interessant genoeg voor de vrijwilliger?
2. Past de organisatie zich aan als de omstandigheden van vrijwilligers veranderen?
3. Welke vrijwilligerscarrière en persoonlijke ontwikkelingsmogelijkheden kan ik bieden?
4. Wat mist de vrijwilliger?
5. Denkt de organisatie mee over 'the next step' van de vrijwilliger, ook als die elders wil gaan werken?

Binnen is niet voor eeuwig

Eenmaal binnen is niet voor altijd binnen. Binnenhouden is tegenwoordig een voortdurend punt van aandacht. Je kunt spreken van een “Vrijwilligerscyclus”. Mensen zitten niet stil, ze kunnen op dingen uitgekeken raken. Verandering van spijs doet eten, mensen groeien, ontwikkelen zichzelf, interesses veranderen, etc. Een actieve vrijwilliger ontwikkelt en verandert. Daarmee verandert ook zijn interesse en motivatie. Dit vraagt om aanpassing van de activiteiten, takenpakketten en functies.

Besturen doen er goed aan de vrijwilligers die ze hebben te koesteren. Voor het behouden van vrijwilligers hieronder een aantal tips:

• Geef oprechte aandacht, spreek uw waardering uit. Dat motiveert vaak meer dan geld. 
• Betrek de vrijwilligers bij het beleid; raadpleeg ze in elk geval altijd over zaken die hun taken direct raken. 
• Zorg voor een gezamenlijk en/of individueel overlegmoment. Zorg dat de vrijwilliger hierdoor zijn ideeën en wensen in kan brengen. Kijk HIER voor meer informatie over het begeleiden van vrijwilligers in een werkbespreking;
• Bekijk regelmatig (jaarlijks) met de vrijwilliger of diens takenpakket nog naar wens is. Wil de vrijwilliger nieuwe ervaringen opdoen? Zorg dat iedereen op de goede plek zit. 
• Zorg voor voldoende werkzaamheden en duidelijkheid over die werkzaamheden. Niets is zo frustreren wanneer de vrijwilliger niet weet wat hij kan doen of niets te doen heeft. 
• Kom afspraken en beloften na, ook ten aanzien van de inhoud van het takenpakket. 
• Zorg voor voldoende begeleiding. Vrijwilligers moeten in ieder geval altijd bij iemand terecht kunnen met hun vragen. 
• Zorg dat je zelf enthousiast bent over je werk en de organisatie, anders kun je dat ook niet over brengen. 
• Noem in je publicaties het belang van vrijwilligers voor de organisatie. 
• Informeer vrijwilligers tijdig over ontwikkelingen. Het is heel vervelend om via via van veranderingen op de hoogte gesteld te worden. Daarmee word je niet serieus genomen. 
• Laat vrijwilligers meepraten en luister naar hun ideeën.
• Maak jaarlijks een vrijwilligershandboek met daarin alles wat de vrijwilliger over het reilen en zeilen van de organisatie moet weten. Voor het opzetten van een vrijwilligerswijzer kunt u contact opnemen met de VCD. 
• Zorg voor een veilige werkomgeving die aan de eisen van de Arbowet voldoet, zonder in bureaucratische rompslomp te vervallen. Voorkom verlies van spontaniteit. 
• Zorg in verband met het voorgaande in ieder geval voor een deugdelijke verzekering. 
• Bied opleidingsmogelijkheden gericht op het werk van de vrijwilliger. (laagdrempelig, dichtbij huis, kort en praktijkgericht, niet vrijblijvend). Kijk op de VrijwilligersAcademie op deze website naar de scholingsmogelijkheden in Deventer.  
• Vergoed gemaakte kosten, voorkom voorschieten of zelf bijlappen. 
• Een gezellige avond of dag is goed voor het "wij-gevoel". 
• Een attentie bij een verjaardag en een kaartje bij ziekte spreekt de meeste mensen aan. 
• Als u iets wilt doen als blijk van waardering, doe dan moeite voor iets bijzonders. Men herkent dat u er uw best voor heeft gedaan. Dat geeft het gevoel serieus genomen te worden. Iets bijzonders is niet hetzelfde als iets kostbaars.  
• Trek rond de feestdagen één lijn: maak geen onderscheid in kerstpakketten voor vrijwilligers en betaalde krachten.
• Neem klachten serieus en probeer ze voor ieder zichtbaar op te lossen. Als oplossen niet mogelijk is, dan aangeven waarom dat zo is. Klik HIER voor een voorbeeld geschillenregeling.

Bron: Werkboek 5xB uitgave 2005; CIVIQ, Utrecht