Voortgangsgesprek

Het is raadzaam om periodiek een voortgangsgesprek of functioneringsgesprek te voeren met alle vrijwilligers. Deze gesprekken worden geïnitieerd en gevoerd door de vrijwilligerscoördinator of iemand van het bestuur. In de gesprekken komt aan de orde wat de vrijwilliger in de voorgaande periode heeft gedaan, wat goed en minder goed ging, welke knelpunten hij/zij is tegengekomen en welke plannen (en eventueel benodigde budgetten) er zijn voor de volgende periode. Bij de gesprekken wordt er, indien mogelijk, gebruikgemaakt van de taakomschrijving van de vrijwilliger. Ook wordt teruggeblikt op eventuele gevolgde opleidingen en cursussen. Hoe ‘zwaar’ u het gesprek maakt, hangt van de taak en de vrijwilliger af. Bij een vrijwilliger

van het type ‘dienstverlener’ die koffie en thee schenkt op cursusavonden is een informeel voortgangsgesprek voldoende. Een vrijwilliger van het type ‘ondernemer’ die een werkgroep of project coördineert, is weer beter geholpen met een functioneringsgesprek. Bij vrijwilligers die zich meer voor de organisatie willen inzetten, gaat het gesprek over het functioneren, de mogelijkheden en de tijdsbesteding. Met vrijwilligers die een klusje opknappen praat u vooral over de opbrengsten en tevredenheid.

Voortgangsgesprek

Doel: Bespreken hoe uitvoering gaat, wat wederzijds beter kan, en waar de vrijwilliger behoefte aan heeft

Sfeer: Informeel

Positie: Gelijkwaardig

Uitkomst: Actiepunten voor beide partijen

Functioneringsgesprek

Doel: Bespreken hoe de uitvoering gaat, wat wederzijds beter kan en moet, en waar de vrijwilliger behoefte aan heeft

Sfeer: Formeel

Positie: “Leidinggevende” en “vrijwilliger”, maar zo gelijkwaardig mogelijk

Uitkomst: Vastgesteld verslag en actiepunten voor beide partijen

Hier vind u een format voor het voeren van zowel een voortgangs- of functioneringsgesprek.