Nieuwe leden van een vereniging worden vaak enige tijd nadat zij lid zijn geworden van een vereniging, gevraagd of ze ook eens iets willen doen. Sommigen zeggen hier direct 'Nee' op, anderen willen incidenteel wel een keer iets doen. Meestal wordt men vervolgens vaker gevraagd om eens iets te doen en volgt er een vaste taak.
Vaak leidt het er toe dat men gevraagd wordt voor bestuurstaken. Uiteindelijk voeren de bestuursleden vaak een combinatie van uitvoerende en bestuurlijke taken uit.
De vereniging geniet vaak jarenlang van actieve vrijwilligers die vaak meerdere dagdelen per week zich actief inzetten voor de vereniging.
Het probleem ontstaat wanneer een bestuurslid zijn functie op een dag neerlegt. De plek opvullen van een bestuurslid welke zich jarenlang meerdere dagen per week ingezet heeft spreekt niemand aan. Ondanks vele pogingen van het bestuur krijgen ze de plek niet opgevuld.
Takenpakket
Het aantrekkelijk maken van het takenpakket vormt de opdracht voor de vereniging om zodoende nieuwe bestuursleden aan te trekken. Vrijwilligers willen zich tegenwoordig niet meer vastleggen voor lange tijd en zijn vaker op zoek naar afgeronde klussen of takenpakketten die goed te combineren zijn met hun overige tijdsinvulling. Ook wil men sneller van werkzaamheden wisselen. Dit betekent voor organisaties dat omvangrijke takenpakketten teruggebracht moeten worden in omvang.
De belangrijkste vraag is dan ook: Wat kan er opgesplitst en gedelegeerd worden? Welke stappen kunnen hiertoe genomen worden?
- Binnen de vereniging zijn diverse vrijwilligersfuncties. Deze functies bestaan uit diverse taken. Zet alle taken die er binnen een organisatie zijn op een rij, ook taken die op dit moment niet uitgevoerd worden. Laat hierbij buiten beschouwing bij welke functie de taak hoort.
- Probeer kleinere takenpakketten te maken.
- Zorg dat het bestuur zich niet langer met uitvoerende werkzaamheden bezig moet houden. Wellicht moet het bestuur aangevuld worden met mensen die een specifieke deeltaak voor hun rekening nemen, bijvoorbeeld de coördinatie van de vrijwilligers of de PR.
- De vorming van commissies kan met name voor grotere organisaties van belang zijn. Iedere commissie houdt zich met een deelgebied binnen de organisatie bezig. Van iedere commissie is één persoon verantwoordelijk voor het informeren van het bestuur en het zorg dragen voor een terugkoppeling van het bestuur naar de commissieleden.
- Creëer van incidentele werkzaamheden kortdurende functies. Veel mensen zijn niet in voor wekelijks vrijwilligerswerk, maar willen best incidenteel een klus voor de vereniging opknappen, zolang het einde daarvan maar in zicht is de omvang ervan te overzien is. Deze klussen komen er nu niet meer bij andere vrijwilligers bij die toch al genoeg te doen hebben.
- Neem zo alle functies binnen de vereniging onder de loep. Er ontstaan kleinere takenpakketten, die voor meer mensen aantrekkelijk en haalbaar zijn. Informeer de leden en vrijwilligers vanaf het begin over het hoe en waarom van de reorganisatie van de takenpakketten en de voortgang daarin.
- Op deze manier wordt duidelijk dat de verandering serieus is en men niet bang hoeft te zijn alsnog voor een zeer omvangrijk takenpakket gestrikt te worden.
Link handige tips van de Zonnebloem over het werven van bestuursleden.
Tips voor het vinden en binden van bestuursleden.
Bron: VIP! Aa en Hunze 2017