Opstellen van een sponsoraanvraag

Een persoonlijke brief en een voorstel op maat

De (begeleidende) brief richt u persoonlijk tot een 'echt' persoon. U moet altijd een functionaris bij naam noemen. U zoekt daarom tevoren uit wie de sponsorvoorstellen behandelt. Dit kan de directeur zijn, iemand van de afdeling public relations of marketing of iemand van de afdeling personeelszaken. Tot wie u zich ook richt in uw brief of sponsorvoorstel,

u vermeldt altijd:

• Wie u bent en wat u doet.
• Wat u van plan bent te gaan doen. 
• Wat uw tegenprestatie is. Maak dit heel concreet. Een voorbeeld, een foto met het logo van het bedrijf. 
• Waarom deze tegenprestatie zo aantrekkelijk is voor de sponsor.
• Wat u voor dit aantrekkelijke voorstel terugvraagt. 
• Het tijdstip wanneer u zelf contact opneemt met degene die u aangeschreven hebt.

Bij een aanvraag kunt u bijvoorbeeld de volgende gegevens verstrekken:

1. Een beschrijving van het project, bestaande uit:

• de omschrijving;
• het doel van de activiteit;
• de producten en/of activiteiten binnen het project;
• de doelgroep;
• de start- en einddatum;
• de verwachte resultaten;
• de haalbaarheid van de verwachte resultaten en de meetwijze achteraf;
• de noodzaak of het belang van het project;

2. Een gespecificeerde begroting van het project;

3. Een gespecificeerd dekkingsplan van het project, met daarin:

• de aanvragen bij andere instellingen en/of fondsen inclusief de gevraagde bijdrage en de eventuele afwijzingen of toezeggingen;
• de inkomsten uit verkoop;
• de eigen bijdrage, eventueel in natura

4. Algemene gegevens van de aanvrager, zoals:

• volledige naam;
• officiële vestigingsplaats;
• correspondentieadres;
• telefoon- en faxnummer;
• e-mail- en internetadres;
• naam contactpersoon en diens bereikbaarheid;
• rechtspersoonlijkheid;
• inschrijvingsnummer van de Kamer van Koophandel;
• doelstelling;
• werkwijze;

5. Financiële gegevens van de aanvrager, waaronder bijdragen van derden zoals de overheid of andere fondsen;

6. Motivering van de aanvraag bij het betreffende fonds plus informatie of er al een eerdere aanvraag bij het fonds is gedaan en of deze werd gehonoreerd;

7. Het gewenste bedrag en de vorm die de bijdrage moet aannemen zoals een gift, een lening of een garantie;

8. Referenties;

9. De wijze van totstandkoming en de achtergrond van het project;

10. Bijlagen bestaande uit officiële stukken, bijvoorbeeld:

• statuten en uittreksel uit het Stichtingen- en Verenigingenregister van de Kamer van Koophandel;
• recente financiële gegevens van de aanvragende instelling, zoals de balans, resultatenrekening en de begroting;
• jaarverslag;
• werkplan van het lopende en/of komende jaar;
• bouwtekeningen, bestek, vergunningen, offertes voor apparatuur, bewijs van toelating tot studie, diploma’s, cijferlijsten et cetera;
• foto’s van objecten.

Bron: vrijwilligerswerk.nl