Secretaris

De secretaris valt onder de algemene vergadering. Onder de secretaris staan de leden en de vrijwilligersadministratie.

Doel: draagt zorg voor een verantwoord beheer van de secretariële processen van de Stichting.

Een secretaris wordt ook wel gekarakteriseerd als het geheugen van de organisatie. De secretarisfunctie is een van de bestuurlijke pijlers van de organisatie. De secretaris draagt de verantwoordelijkheid voor het verzamelen, ordenen en opbergen van informatie. Ook moet de secretaris op de hoogte zijn van wat er onder de vrijwilligers leeft, om zo in te kunnen spelen op de behoefte van de vrijwilligers.

De volgende aspecten horen bij het profiel van de secretaris:

• Nauwkeurig en ordelijk zijn;
• Onderweg kunnen met de computer;
• Beschikken over contactuele vaardigheden;
• Hoofd- en bijzaken kunnen onderscheiden;
• Plezier hebben in papier. 

Takenpakket:

• Stelt (samen met de voorzitter) een agenda op voor de bestuursvergaderingen;
• Bereidt (samen met de voorzitter) de vergaderingen voor;
• Notuleert de vergaderingen;
• Handelt de briefwisseling en het e-mailverkeer met derden af. Schrijft ook vaak de persberichten;
• Houdt het (knipsel)archief bij;
• Is verantwoordelijk voor de ledenadministratie;
• Geeft belangrijke informatie door aan het bestuur, de commissies, de leden etc.

Tijdsbesteding: de tijdbesteding is wekelijks naar eigen inzicht. Formeel moet de secretaris zich houden aan de jaarplanning, jaarvergadering en de overige afspraken die binnen de vereniging zijn gemaakt. Informeel kan de secretaris gesprekken met sponsors voeren.