Algemene Ledenvergadering en Jaarverslag
Als vereniging en stichting bent u verplicht minimaal een keer per jaar een jaarvergadering te houden. In het geval van een vereniging zal dit een algemene ledenvergadering zijn. Tijdens deze vergadering legt u als bestuur verantwoording af aan de leden. Deze algemene ledenvergadering moet binnen zes maanden na afloop van het boekjaar plaatsvinden. Als stichtingsbestuur plant u hiervoor een speciale bestuursvergadering.
Op de agenda van deze vergadering staan onder andere:
- Opening;
- Verslag vorige (jaar)vergadering;
- Het jaarverslag;
- De jaarrekening;
- Verslag van de kascontrole;
- Begroting en jaarplan (niet verplicht);
- Afscheid en (her)benoeming van bestuursleden;
- Wat Verder Ter Tafel Komt (WVTTK);
- Rondvraag;
- Sluiting.
Het is van belang dat u de uitnodiging voor deze (bestuurs)vergadering tijdig en volgens de regels in de statuten verspreidt. Geef in de uitnodiging ook altijd aan op welke manier de leden de vergaderstukken (jaarverslag, jaarrekening) kunnen verkrijgen. Krijgen ze die opgestuurd, ligt het ter inzage op een centrale plek of moeten de leden deze aanvragen. Daarbij is het belangrijk om een goede, toegankelijke locatie te kiezen, waar ruimte
is voor iedereen. Denk bij de voorbereiding van de vergadering ook aan audiovisuele middelen zoals een beamer.
Jaarverslag
In het jaarverslag geeft de secretaris een overzicht van het afgelopen jaar. Hierbij kan worden ingegaan op de gehouden activiteiten, de organisatiestructuur of de samenstelling van het bestuur. Het is niet verplicht om een jaarverslag te schrijven. Toch willen potentiële financiers en subsidieverstrekkers vaak wel een jaarverslag ontvangen.
Hierdoor krijgen ze een goed beeld van wat uw vereniging of stichting doet en waar ze u bij kunnen ondersteunen. Ook geeft het u de gelegenheid om bepaalde (beleids) keuzes verder toe te lichten en vooruit te kijken naar de toekomst. Daarnaast geeft het u en uw leden een mooi aandenken aan het afgelopen jaar.
Bron: Servicepunt Vlaardingen